Comment calculer le ROI sur la gestion de projet HIPE
Pourquoi devriez-vous mettre en place le module de gestion de projet HIPE ?
Dans de nombreuses organisations industrielles, la gestion de projet repose encore sur une combinaison fragile d’emails, de fichiers partagés, d’outils hétérogènes et de rappels manuels.
Le résultat : perte d’informations, délais plus longs, retravail, tensions internes et clients insatisfaits.
Les promesses faites par les logiciels de gestion de projet sont souvent quantifiées comme suit : « réduction de 55 % des temps d’élaboration du cahier des charges », « réduction de 25 % de la durée du projet », « augmentation de 45 % de la capacité d’équipe ». – Source d’un de nos partenaires: https://site.esko.com/en/lp/webcenter
Les recherches confirment largement que les systèmes d’information de gestion de projet ont un impact positif et significatif sur la planification et l’organisation des tâches, le suivi de l’avancement et le contrôle des projets, la coordination entre les parties prenantes – commerciaux, administrateurs des ventes, ingénieurs/concepteurs bureau d’études, responsables de production, opérateurs prépresse, et enfin sur la qualité et la rapidité des décisions. Bien sûr, ces effets se traduisent par une meilleure performance en termes de respect des délais, de respect du budget et de respect des cahiers des charges établis.
Quelles sont les améliorations typiques ?
Pour faire simple, un outil de gestion de projets permet la centralisation des documents, un historique clair des décisions et une visibilité partagée sur l’état du projet. Cela réduit considérablement le temps passé à rechercher, reconstruire ou clarifier des informations.
Par exemple, structurer les flux de travail – statuts, suivis automatiques et responsabilités claires – réduit les temps d’attente, limite les boucles de validation inutiles et améliore la réactivité globale. De plus, les travaux sur la gestion du changement montrent que la complexité organisationnelle est l’une des principales causes de délais d’exécution plus longs, bien plus que la complexité technique elle-même.
D’après les recherches de Louis Raymond & François Bergeron, auprès de plus de 100 entreprises de taille modeste à intermédiaire, les bénéfices durables tels qu’une meilleure collaboration inter-équipe, une réduction des tensions internes, moins d’erreurs clients et une crédibilité accrue auprès des clients sont une source de valeur largement sous-estimée. Ce sont tous des facteurs difficiles à quantifier avec précision, mais qui sont essentiels à la performance industrielle.
L'approche Packitoo
Avec HIPE, l’objectif n’est pas d’afficher un chiffre spectaculaire, mais de mesurer la productivité récupérée. Il existe deux principaux leviers de calcul :
Temps gagné sur des tâches à faible valeur
- Recherche de documents
- Relecture et clarification des informations manquantes
- Suivis manuels
- Retravail lié aux versions obsoletes
- Se valorise via :
- Le temps gagné par projet
- Le coût horaire des équipes – représentants commerciaux, responsables commerciaux, designers de bureau de conception, responsables de production, graphistes pré-presse
Réduction des temps de conception et de production
- Moins d’échanges inutiles
- Meilleure visibilité des statuts
- Décisions plus rapides
- Effets indirects mais critiques:
- Meilleure satisfaction client
- Réduction de la pression interne, rétention des employés
- Capacité à prendre en charge plus de projets sans recruter
Utilisez les chiffres comme scénarios, pas comme dogmes
L’équipe Packitoo recommande une approche basée sur des scénarios, inspirée par les résultats observés en pratique, mais validée par la mesure effective.
Exemples de scénarios
- Scénario conservateur : Gain de temps de 10 à 15 % sur les tâches administratives et de coordination.
- Scénario médian : Gains de 20 à 30 % lorsque les processus sont partiellement structurés mais restent très manuels.
- Scénario ambitieux : Des gains de 35 % et plus dans les organisations initialement très désorganisées ou qui combinent plusieurs outils sous-performants.
Ces hypothèses ne sont pas présentées comme des moyennes académiques, mais comme points de départ pour un calcul contextualisé du ROI.
Données à saisir pour le calcul du ROI de la Gestion de Projets avec HIPE :
Entreprise A
Entreprise de taille moyenne, dans le secteur de l’emballage ondulé, située près de Bordeaux (France). Chiffre d’affaires prévisionnel d’environ 10 millions d’euros. Génère typiquement 15 000 lignes de devis par an avec son équipe commerciale, et participe régulièrement aux principaux salons de l’emballage.
- Nombre de lignes de devis par an
- Nombre moyen de lignes de devis par offre commerciale (pour déterminer le nombre de devis/offres commerciales envoyés aux clients)
- Taux de transformation entre devis et commandes
- Panier moyen par commande
- Marge brute (contribution)
- Temps hebdomadaire économisé par commercial, administrateur des ventes, concepteur bureau d’études, responsable de production, opérateur prépresse
- Nombre de semaines travaillées par an
- Coût horaire moyen d’un commercial, administrateur des ventes, concepteur bureau d’études, responsable de production, opérateur prépresse
- Nombre de commercial, administrateur des ventes, concepteur bureau d’études, responsable de production, opérateur prépresse
- Temps gagné par les équipes grâce à une collaboration plus efficace
Données à saisir pour le calcul CRM HIPE ROI :
Entreprise A
Entreprise de taille moyenne, dans le secteur de l’emballage ondulé, située près de Bordeaux (France). Chiffre d’affaires prévisionnel d’environ 10 millions d’euros. Génère typiquement 15 000 lignes de devis par an avec son équipe commerciale, et participe régulièrement aux principaux salons de l’emballage.
- Nombre de lignes de devis par an
- Nombre moyen de lignes de devis par offre commerciale (pour déterminer le nombre de devis/offres commerciales envoyés aux clients)
- Panier moyen par commande
- Marge brute (contribution)
- Temps passé par un commercial/administrateur des ventes pour préparer un devis
- Nombre de semaines travaillées par an
- Coût horaire moyen d’un commercial/administrateur des ventes
- Nombre de commerciaux/administrateurs des ventes
- Augmentation estimée du taux de transformation, grâce à des réponses plus rapides et mieux suivies
Formules détaillées pour calculer le ROI du PM HIPE : :
Temps économisé sur des tâches à faible valeur ajoutée
Gain de temps gagné = Temps hebdomadaire économisé par chaque membre de l’équipe x Nombre de membres x Coût horaire moyen x Nombre de semaines travaillées par an
Impact de la capacité à prendre en charge plus de projets sans recruter
Impact sur la marge lié à la capacité supplémentaire = Nombre de devis x Taux de transformation devis/commande x Marge brute x Taille moyenne du panier x Temps gagné par les équipes (i.e., charge supplémentaire disponible)
Données de la société A :
- 15 000 lignes de devis par an
- Nombre moyen de lignes de devis par devis (offre commerciale) : 1,92
- Taux de transformation devis → commandes : 20%
- Panier moyen : 3 500 €
- Marge brute (contribution) : 55 %
- 2 heures de temps économisées par commercial / administrateur des ventes / opérateur pré-presse / concepteur bureau d’étude / responsable de production par semaine
- Nombre de membres de l’équipe : 11
- Coût horaire : 38 €/heure
- Nombre de semaines travaillées par an : 46
- Temps gagné traduit en nombre estimé de nouveaux devis pouvant être traités (capacité augmentée) : 10 %
📈 Calcul :
- Temps économisé : 2 × 11 × 38 × 46 = 38 500 $
- Marge additionnelle : ((15 000/1,92) × 20 % × 10 %) × 3 500 × 55 % = 300 800 $
💰 Total module Gestion de projets : 339 300 € en gains annualisés