Wie berechnet man den ROI beim HIPE-Projektmanagement?
Warum sollten Sie das HIPE-Projektmanagementmodul einführen?
In vielen Industrieunternehmen basiert das Projektmanagement nach wie vor auf einer unzuverlässigen Mischung aus E-Mails, gemeinsam genutzten Dateien, unterschiedlichen Tools und manuellen Erinnerungen.
Die Folge: Informationsverluste, längere Bearbeitungszeiten, Nacharbeiten, interne Spannungen und unzufriedene Kunden.
Die Versprechen von Projektmanagement-Software werden oft wie folgt beziffert: „55 % weniger Zeitaufwand für die Erstellung des Lastenhefts“, „25 % kürzere Projektdauer“, „45 % höhere Teamkapazität“. – Quelle: einer unserer Partner: https://site.esko.com/en/lp/webcenter
Untersuchungen bestätigen weitgehend, dass Projektmanagement-Informationssysteme einen positiven und bedeutenden Einfluss auf die Planung und Organisation von Aufgaben, die Überwachung des Projektfortschritts und die Projektsteuerung, die Koordination zwischen den Beteiligten – Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Ingenieure/Konstrukteure im Konstruktionsbüro, Produktionsleiter, Mitarbeiter in der Druckvorstufe – sowie schließlich auf die Qualität und Schnelligkeit von Entscheidungen haben. Natürlich führen diese Effekte zu einer besseren Leistung in Bezug auf die Einhaltung von Terminen, die Einhaltung des Budgets und die Einhaltung der festgelegten Leistungsbeschreibungen.
Was sind typische Verbesserungen?
Einfach ausgedrückt ermöglicht ein Projektmanagement-Tool die Zentralisierung von Dokumenten, eine übersichtliche Nachverfolgung von Entscheidungen und einen gemeinsamen Überblick über den Projektstatus. Dadurch lässt sich der Zeitaufwand für die Suche, Rekonstruktion oder Klärung von Informationen erheblich reduzieren.
So lassen sich beispielsweise durch die Strukturierung von Arbeitsabläufen – mit Statusangaben, automatischen Nachverfolgungen und klaren Zuständigkeiten – Wartezeiten verkürzen, unnötige Genehmigungsschleifen vermeiden und die allgemeine Reaktionsfähigkeit verbessern. Darüber hinaus zeigen Untersuchungen zum Change Management, dass organisatorische Komplexität eine der Hauptursachen für längere Durchlaufzeiten ist, weit mehr noch als die technische Komplexität selbst.
Nach Untersuchungen von Louis Raymond und François Bergeron bei über 100 kleinen und mittelständischen Unternehmen stellen nachhaltige Vorteile wie eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams, ein Abbau interner Spannungen, weniger Kundenfehler und eine gesteigerte Glaubwürdigkeit gegenüber den Kunden eine weitgehend unterschätzte Wertquelle dar. All dies sind Faktoren, die sich nur schwer genau quantifizieren lassen, die jedoch für die Unternehmensleistung von entscheidender Bedeutung sind.
Der Packitoo-Ansatz
Bei HIPE geht es nicht darum, spektakuläre Zahlen vorzuweisen, sondern die gewonnene Produktivität zu messen. Es gibt zwei wesentliche Berechnungsgrößen:
Zeitersparnis bei Routineaufgaben
- Dokumentensuche
- Überprüfung und Ergänzung fehlender Informationen
- Manuelle Nachverfolgung
- Überarbeitung im Zusammenhang mit veralteten Versionen
- Wird bewertet anhand von:
- Die pro Projekt eingesparte Zeit
- Die Stundenkosten der Teams – Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Designer im Konstruktionsbüro, Produktionsleiter, Grafiker in der Druckvorstufe
Verkürzung der Entwicklungs- und Produktionszeiten
- Weniger unnötiger Austausch
- Bessere Übersicht über den Status
- Schnellere Entscheidungen
- Indirekte, aber entscheidende Auswirkungen:
- Höchste Kundenzufriedenheit
- Abbau von innerem Druck, Mitarbeiterbindung
- Die Fähigkeit, mehr Projekte zu übernehmen, ohne neue Mitarbeiter einzustellen
Betrachten Sie Zahlen als Anhaltspunkte, nicht als Dogmen
Das Packitoo-Team empfiehlt einen szenariobasierten Ansatz, der sich an den in der Praxis beobachteten Ergebnissen orientiert, aber durch konkrete Messungen bestätigt wird.
Beispielszenarien
- Konservatives Szenario: Zeitersparnis von 10 bis 15 % bei Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben.
- Mittleres Szenario: Einsparungen von 20 bis 30 %, wenn die Prozesse teilweise strukturiert sind, aber weiterhin sehr manuell ablaufen.
- Eines ehrgeizige Zielsetzung: Effizienzsteigerungen von 35 % und mehr in Organisationen, die ursprünglich sehr unorganisiert waren oder mehrere leistungsschwache Tools kombinieren.
Diese Annahmen werden nicht als akademische Durchschnittswerte dargestellt, sondern als Ausgangspunkte für eine kontextbezogene ROI-Berechnung.
Eingabe der Daten für die Berechnung des ROI des Projektmanagements mit HIPE:
Unternehmen A
Mittelständisches Unternehmen der Wellpappenbranche mit Sitz in der Nähe von Bordeaux (Frankreich). Prognostizierter Umsatz von rund 10 Millionen Euro. Erstellt mit seinem Vertriebsteam in der Regel 15.000 Angebote pro Jahr und nimmt regelmäßig an den wichtigsten Verpackungsmessen teil.
- Anzahl der Angebotszeilen pro Jahr
- Durchschnittliche Anzahl von Angebotszeilen pro Angebot (zur Ermittlung der Anzahl der an Kunden versendeten Angebote)
- Konversionsrate von Angeboten zu Aufträgen
- Durchschnittlicher Warenkorbwert pro Bestellung
- Bruttomarge (Beitrag)
- Wöchentlich eingesparte Zeit pro Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsadministrator, Konstrukteur, Produktionsleiter, Druckvorstufenmitarbeiter
- Anzahl der gearbeiteten Wochen pro Jahr
- Durchschnittliche Stundenkosten für einen Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Konstrukteur, Produktionsleiter oder Mitarbeiter in der Druckvorstufe
- Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, Konstrukteur, Produktionsleiter, Druckvorstufen-Mitarbeiter
- Zeitersparnis für die Teams durch eine effizientere Zusammenarbeit
Für die CRM-HIPE-ROI-Berechnung einzugebende Daten:
Unternehmen A
Ein mittelständisches Unternehmen der Wellpappenbranche mit Sitz in der Nähe von Bordeaux (Frankreich). Prognostizierter Umsatz von rund 10 Millionen Euro. Das Unternehmen erstellt mit seinem Vertriebsteam in der Regel 15.000 Angebote pro Jahr und nimmt regelmäßig an den wichtigsten Verpackungsmessen teil.
- Anzahl der Angebotszeilen pro Jahr
- Durchschnittliche Anzahl von Angebotszeilen pro Angebot (zur Ermittlung der Anzahl der an Kunden versendeten Angebote)
- Durchschnittlicher Warenkorbwert pro Bestellung
- Bruttomarge (Beitrag)
- Zeitaufwand eines Vertriebsmitarbeiters/Vertriebsassistenten für die Erstellung eines Angebots
- Anzahl der gearbeiteten Wochen pro Jahr
- Durchschnittliche Stundenkosten eines Vertriebsmitarbeiters/Vertriebsassistenten
- Anzahl der Vertriebsmitarbeiter/Vertriebsadministratoren
- Geschätzte Steigerung der Konversionsrate durch schnellere und besser nachverfolgte Antworten
Detaillierte Formeln zur Berechnung des ROI des PM HIPE: :
Zeitersparnis bei Aufgaben mit geringem Mehrwert
Zeitersparnis = Wöchentliche Zeitersparnis pro Teammitglied × Anzahl der Teammitglieder × Durchschnittlicher Stundensatz × Anzahl der Arbeitswochen pro Jahr
Auswirkungen der Fähigkeit, mehr Projekte zu übernehmen, ohne neue Mitarbeiter einzustellen
Auswirkung auf die Marge aufgrund der zusätzlichen Kapazität = Anzahl der Angebote × Konversionsrate von Angebot zu Auftrag × Bruttomarge × durchschnittlicher Warenkorbwert × Zeitersparnis für die Teams (d. h. zusätzlich verfügbare Kapazität)
Angaben zu Unternehmen A:
- 15.000 Angebotszeilen pro Jahr
- Durchschnittliche Anzahl von Zeilen pro Angebot (kommerzielles Angebot): 1,92
- Konversionsrate von Angeboten zu Bestellungen: 20 %
- Durchschnittlicher Warenkorbwert: 3.500 €
- Bruttomarge (Beitrag): 55 %
- 2 Stunden Zeitersparnis pro Vertriebsmitarbeiter / Vertriebsadministrator / Druckvorstufenmitarbeiter / Konstrukteur / Produktionsleiter pro Woche
- Anzahl der Teammitglieder: 11
- Stundensatz: 38 € pro Stunde
- Anzahl der gearbeiteten Wochen pro Jahr: 46
- Zeitersparnis, ausgedrückt als geschätzte Anzahl neuer Angebote, die bearbeitet werden können (erhöhte Kapazität): 10 %
📈 Berechnung:
- Eingesparte Zeit: 2 × 11 × 38 × 46 = 38.500 $
- Zusätzliche Marge: ((15 000/1,92) × 20 % × 10 %) × 3 500 × 55 % = 300 800 $
💰 Gesamtbetrag für das Modul Projektmanagement: 339.300 € an annualisierten Einsparungen