Come calcolare il ROI con il modulo CPQ (Configure Price Quote) di HIPE
Questo articolo fa parte della nostra nuova serie di blog "Come fare per...", pensata per mostrare ai produttori di imballaggi come ottenere un ritorno sull'investimento con HIPE. Il nostro primo articolo inizia con l'implementazione del modulo CPQ.
Perché calcolare il ROI del vostro investimento in HIPE?
Noi di Packitoo, quando avviamo un progetto con un cliente e analizziamo un processo aziendale, iniziamo semplicemente osservando come la vostra azienda dedica tempo, energie e risorse ad attività che potrebbero essere automatizzate, centralizzate, rese più affidabili o migliorate. Ciò significa che fin dall’inizio si perde un valore significativo, che deve essere identificato e misurato.
HIPE vi aiuta a ottimizzare i vostri processi di configurazione dei prodotti, determinazione dei prezzi e generazione dei preventivi (CPQ) e trasforma questi risparmi in termini di tempo e miglioramento delle prestazioni in vantaggi concreti.
HIPE è composto da tre moduli principali: CPQ, CRM e Gestione dei progetti, tutti alimentati, a regime, da agenti di intelligenza artificiale. Il nostro metodo di calcolo del ROI è adattato a ciascun processo, in modo da consentirvi di valutare la redditività per singolo modulo e, successivamente, di effettuare una valutazione complessiva qualora decideste di implementare l'intera soluzione.
- implementare solo il modulo CPQ,
- oppure solo i moduli CRM e Gestione progetti.
Questo approccio flessibile ti permette di:
- calcolare il ROI del vostro progetto con HIPE
- valutare la redditività dei vostri prossimi investimenti
- individuare gli indicatori chiave di prestazione da monitorare dopo l'implementazione insieme ai vostri team commerciali, di gestione ordini, di progettazione, di prestampa e di produzione
Implementazione del modulo CPQ
- risparmiare tempo
- inviare preventivi più rapidamente
- automatizzare i solleciti
- ottenere un riscontro preciso in caso di rifiuto
- migliorare la precisione e l'adeguatezza dei preventivi sulla base della cronologia e del profilo del cliente
Qual è lo scopo del calcolo?
- il tempo risparmiato nella creazione dei preventivi
- le vendite aggiuntive derivanti da una maggiore conversione
- la riduzione delle perdite di margine dovute a errori nei preventivi
Cosa dicono i dati?
In un contesto industriale caratterizzato dalla produzione su misura e su ordinazione (make-to-order), gli indicatori di prestazione più comunemente utilizzati per misurare l'impatto di un CPQ rispetto ai processi manuali (Excel, preventivi tramite ERP, preventivi in formato Word/PDF, approvazioni via e-mail, ecc.) sono:
- Il tempo medio necessario per emettere un preventivo (a seguito di una richiesta del cliente)
- Il tasso di errore nei preventivi (configurazione / fattibilità / prezzo)
- La percentuale di richieste di modifica o revisione dei preventivi
- Il tasso di conversione da preventivo a ordine
- Il tempo dedicato alla progettazione preliminare o alla progettazione (ufficio tecnico, prestampa)
- Margine lordo medio per ordine e variazione del margine
- Il tempo totale che intercorre tra la richiesta del cliente e il pagamento
- La percentuale di consegne effettuate nei tempi previsti dal cliente quando il CPQ è integrato nel sistema ERP di produzione
- Il livello di soddisfazione dei clienti (NPS o punteggio di soddisfazione dopo il preventivo/l'ordine)
Quali sono i miglioramenti più comuni?
I benefici effettivi dipendono dal settore e dal livello di maturità iniziale del processo, ma nei casi di studio industriali emergono regolarmente i seguenti ordini di grandezza.
- Riduzione dei tempi di preparazione dei preventivi
- Il tempo può variare da diversi giorni a poche ore, o addirittura a pochi minuti, nelle configurazioni standardizzate.
- Miglioramento tipico: riduzione del 30-80% dei tempi di generazione dei preventivi in un ambiente «make-to-order» (come nel settore degli imballaggi in cartone), grazie all’automazione delle regole di configurazione e di determinazione dei prezzi.
- Riduzione degli errori nei preventivi
- Le regole integrate nel configuratore riducono notevolmente gli errori di configurazione e di prezzo.
- Riduzioni riscontrate: dal 50% al 90% in meno di errori, con conseguente diminuzione delle controversie, degli adeguamenti in fase di produzione e degli sconti commerciali correttivi.
- Produttività commerciale e ingegneria pre-vendita
- I team commerciali e tecnici dedicano meno tempo a ricalcolare i prezzi o a verificare la fattibilità.
- Risparmi tipici: dal 20 al 40% di tempo risparmiato per i commerciali e dal 20 al 30% per gli ingegneri pre-vendita / uffici tecnici
- Tasso di conversione e fatturato
- Una maggiore reattività — con preventivi più rapidi e affidabili — aumenta il tasso di accettazione delle offerte.
- Diversi feedback indicano un aumento dal 5 al 15% del tasso di conversione da preventivo a ordine dopo l'implementazione di un CPQ integrato nel CRM.
- Controllo dei margini
- La determinazione guidata dei prezzi (regole di sconto, fasce di prezzo, avvisi sul margine) riduce le perdite di margine durante le negoziazioni.
- Miglioramenti osservati frequentemente: aumento del margine lordo medio da 1 a +3 punti percentuali, riduzione della dispersione dei margini tra i venditori.
- Performance industriale a valle
- Meno errori di configurazione nella fase preliminare significano: meno difetti di qualità, meno correzioni in produzione, una maggiore efficienza complessiva e tempi di consegna più rispettati.
- Gli studi sulla digitalizzazione industriale dimostrano che la digitalizzazione dei processi (tra cui il CPQ) può contribuire a un miglioramento complessivo dell'efficienza operativa compreso tra il 20 e il 30%, grazie alla riduzione delle perdite di tempo da parte dei team e alla maggiore fluidità dei flussi di informazioni.
Dati da inserire per il calcolo del ROI HIPE — modulo CPQ
Azienda A
Azienda di medie dimensioni operante nel settore dell'imballaggio in cartone ondulato, con sede nei pressi di Bordeaux (Francia). Fatturato previsto di circa 10 milioni di euro. Genera in media 15.000 preventivi all'anno grazie al proprio team commerciale e partecipa regolarmente alle principali fiere del settore dell'imballaggio.
Dati di input:
- Fatturato annuo
- Numero di preventivi all'anno
- Numero medio di righe di preventivo per offerta commerciale (per determinare il numero di preventivi/offerte commerciali inviati ai clienti)
- Percentuale di conversione da preventivo a ordine
- Valore medio del carrello per ordine
- Margine lordo (contributo)
- Tempo impiegato da un addetto alle vendite/amministratore commerciale per preparare un preventivo
- Tempo impiegato da un preventivista/progettista dell'ufficio tecnico per redigere un preventivo
- Costo orario medio di un commerciale / preventivista / progettista di uno studio di progettazione
- Percentuale di preventivi che possono essere interamente automatizzati
- % di preventivi contenenti un errore
- Aumento stimato del tasso di conversione grazie a una risposta più rapida e meglio monitorata
- Impatto percentuale di un errore nei preventivi sul fatturato
Formule dettagliate per il calcolo del ROI:
1️⃣ Tempo risparmiato nella preparazione dei preventivi
Tempo risparmiato = ((Tempo impiegato dal commerciale + Tempo impiegato dal preventivista/progettista dell'ufficio tecnico) convertito in ore lavorate) × Costo orario medio × Numero di preventivi all'anno × % di preventivi automatizzati
2️⃣ Margine aggiuntivo grazie all'aumento del tasso di conversione
Aumento del margine legato al tasso di conversione = Numero di preventivi all'anno × Aumento stimato del tasso di conversione grazie a HIPE × Valore medio del carrello × Margine lordo
3️⃣ Margine aggiuntivo grazie a un migliore controllo (guided pricing)
Aumento del margine derivante dalla politica dei prezzi guidata = Aumento del margine lordo (punto/i in più) × Fatturato annuo
4️⃣ Perdite evitate grazie alla riduzione degli errori
Risparmi derivanti dalla riduzione degli errori = Numero di preventivi all'anno × % di preventivi contenenti errori × Tasso di conversione preventivo/ordine × Valore medio del carrello × Margine × Tasso di impatto di un errore
Dati dell'azienda A:
- Fatturato annuo: 10 000 000 €
- 15.000 preventivi all'anno
- Numero medio di righe per preventivo (preventivo commerciale): 1,92
- Tasso di conversione preventivo/ordine: 20%
- Valore medio del carrello per ordine: 3.500 €
- Margine lordo (contributo): 55%
- 20 minuti impiegati dal commerciale per preparare un preventivo (briefing con il cliente, discussioni interne, formalizzazione dell'offerta, sollecito)
- 20 minuti impiegati dall'ufficio tecnico/preparatore preventivi per redigere un preventivo (calcoli, disegni CAD, metodi, discussioni interne)
- Costo orario medio: 38 € all'ora
- Il 50% dei preventivi può essere automatizzato (prodotti configurabili di tipo FEFCO, ECMA, elementi multi-configurabili, ecc.)
- Il 5% dei preventivi contiene un errore
- Aumento stimato in seguito alla conversione: +1% — esempio: dal 30% al 31%
- Impatto di un errore (% del fatturato interessato): 10%
📈 Calcoli:
- Tempo risparmiato: ((20 + 20) / 60) × 38 × (15 000 / 1,92) × 50 % = 99 000 €
- Aumento del margine grazie all'incremento del tasso di trasformazione: (15 000 / 1,92 × 1 %) × 3 500 × 55 % = 150 400 €
- Aumento del margine grazie alla tariffazione guidata: 10 000 000 × 1 % = 100 000 €
- Perdite evitate: (15 000 / 1,92) × 30 % × 5 % × 3 500 × 10 % = 41 000 €
💰 Totale modulo CPQ: 390.400 € di guadagni annualizzati