Come calcolare il ROI nella gestione dei progetti HIPE
Perché dovreste implementare il modulo di gestione dei progetti HIPE?
In molte organizzazioni industriali, la gestione dei progetti si basa ancora su una combinazione precaria di e-mail, file condivisi, strumenti eterogenei e promemoria manuali.
Il risultato: perdita di informazioni, tempi più lunghi, lavoro da rifare, tensioni interne e clienti insoddisfatti.
Le promesse fatte dai software di gestione dei progetti vengono spesso quantificate come segue: «riduzione del 55% dei tempi di elaborazione del capitolato d'appalto», «riduzione del 25% della durata del progetto», «aumento del 45% della capacità del team». – Fonte di uno dei nostri partner: https://site.esko.com/en/lp/webcenter
Le ricerche confermano ampiamente che i sistemi informativi per la gestione dei progetti hanno un impatto positivo e significativo sulla pianificazione e l'organizzazione delle attività, sul monitoraggio dello stato di avanzamento e sul controllo dei progetti, sul coordinamento tra le parti interessate – commerciali, responsabili delle vendite, ingegneri/progettisti dell'ufficio tecnico, responsabili di produzione, operatori di prestampa – e, infine, sulla qualità e la rapidità delle decisioni. Naturalmente, questi effetti si traducono in migliori prestazioni in termini di rispetto delle scadenze, del budget e dei capitolati d’appalto stabiliti.
Quali sono i miglioramenti più comuni?
In poche parole, uno strumento di gestione dei progetti consente di centralizzare i documenti, di disporre di una cronologia chiara delle decisioni e di una visione condivisa dello stato di avanzamento del progetto. Ciò riduce notevolmente il tempo dedicato alla ricerca, alla ricostruzione o al chiarimento delle informazioni.
Ad esempio, strutturare i flussi di lavoro – con stati, monitoraggi automatici e responsabilità ben definite – riduce i tempi di attesa, limita i cicli di approvazione superflui e migliora la reattività complessiva. Inoltre, gli studi sulla gestione del cambiamento dimostrano che la complessità organizzativa è una delle cause principali dei tempi di esecuzione più lunghi, ben più della complessità tecnica in sé.
Secondo una ricerca condotta da Louis Raymond e François Bergeron su oltre 100 aziende di piccole e medie dimensioni, i benefici a lungo termine – quali una migliore collaborazione tra i team, una riduzione delle tensioni interne, un minor numero di errori nei confronti dei clienti e una maggiore credibilità presso questi ultimi – rappresentano una fonte di valore ampiamente sottovalutata. Si tratta di fattori difficili da quantificare con precisione, ma essenziali per il rendimento aziendale.
L'approccio Packitoo
Con HIPE, l'obiettivo non è quello di ottenere un dato spettacolare, ma di misurare la produttività recuperata. Esistono due principali parametri di calcolo:
Tempo risparmiato nelle attività di scarso valore
- Ricerca di documenti
- Rilettura e chiarimento delle informazioni mancanti
- Monitoraggi manuali
- Modifiche relative alle versioni obsolete
- Si valorizza attraverso:
- Il tempo risparmiato per ogni progetto
- Il costo orario del personale – rappresentanti commerciali, responsabili commerciali, progettisti dell'ufficio tecnico, responsabili di produzione, grafici di prestampa
Riduzione dei tempi di progettazione e produzione
- Meno scambi inutili
- Maggiore visibilità degli stati
- Decisioni più rapide
- Effetti indiretti ma determinanti:
- Maggiore soddisfazione dei clienti
- Riduzione dello stress sul lavoro, fidelizzazione dei dipendenti
- Capacità di gestire più progetti senza assumere nuovo personale
Usate i numeri come spunti, non come dogmi
Il team di Packitoo raccomanda un approccio basato su scenari, ispirato ai risultati osservati nella pratica, ma convalidato da misurazioni effettive.
Esempi di scenari
- Scenario prudenziale: risparmio di tempo compreso tra il 10 e il 15% nelle attività amministrative e di coordinamento.
- Scenario intermedio: guadagni dal 20 al 30% quando i processi sono parzialmente strutturati ma rimangono in gran parte manuali.
- Scenario ambizioso: aumenti del 35% e oltre in organizzazioni inizialmente molto disorganizzate o che utilizzano diversi strumenti poco efficienti.
Queste ipotesi non vengono presentate come medie accademiche, ma come punti di partenza per un calcolo contestualizzato del ROI.
Dati da inserire per il calcolo del ROI della gestione dei progetti con HIPE:
Azienda A
Azienda di medie dimensioni nel settore dell'imballaggio in cartone ondulato, situata nei pressi di Bordeaux (Francia). Fatturato previsto di circa 10 milioni di euro. Genera in media 15.000 preventivi all'anno con il proprio team commerciale e partecipa regolarmente alle principali fiere del settore dell'imballaggio.
- Numero di preventivi all'anno
- Numero medio di righe di preventivo per offerta commerciale (per determinare il numero di preventivi/offerte commerciali inviati ai clienti)
- Tasso di conversione tra preventivi e ordini
- Valore medio del carrello per ordine
- Margine lordo (contributo)
- Tempo risparmiato ogni settimana da venditori, responsabili commerciali, progettisti, responsabili di produzione e operatori di prestampa
- Numero di settimane lavorate all'anno
- Costo orario medio di un commerciale, responsabile vendite, progettista, responsabile di produzione, operatore di prestampa
- Venditore, responsabile commerciale, progettista, responsabile di produzione, operatore di prestampa
- Tempo risparmiato dai team grazie a una collaborazione più efficiente
Dati da inserire per il calcolo del CRM, HIPE e ROI:
Azienda A
Azienda di medie dimensioni operante nel settore dell'imballaggio in cartone ondulato, con sede nei pressi di Bordeaux (Francia). Fatturato previsto di circa 10 milioni di euro. Genera in media 15.000 preventivi all'anno grazie al proprio team commerciale e partecipa regolarmente alle principali fiere del settore dell'imballaggio.
- Numero di preventivi all'anno
- Numero medio di righe di preventivo per offerta commerciale (per determinare il numero di preventivi/offerte commerciali inviati ai clienti)
- Valore medio del carrello per ordine
- Margine lordo (contributo)
- Tempo impiegato da un addetto alle vendite/amministratore commerciale per preparare un preventivo
- Numero di settimane lavorate all'anno
- Costo orario medio di un addetto alle vendite/amministratore delle vendite
- Numero di addetti alle vendite/amministratori delle vendite
- Aumento stimato del tasso di conversione, grazie a risposte più rapide e meglio monitorate
Formule dettagliate per calcolare il ROI del PM HIPE : :
Tempo risparmiato nelle attività a basso valore aggiunto
Risparmio di tempo = Tempo settimanale risparmiato da ciascun membro del team × Numero di membri × Costo orario medio × Numero di settimane lavorative all'anno
Impatto della capacità di gestire un maggior numero di progetti senza assumere nuovo personale
Impatto sul margine derivante dalla capacità aggiuntiva = Numero di preventivi × Tasso di conversione preventivo/ordine × Margine lordo × Valore medio dello scontrino × Tempo risparmiato dai team (ovvero, carico di lavoro aggiuntivo disponibile)
Dati della società A:
- 15.000 preventivi all'anno
- Numero medio di righe per preventivo (offerta commerciale): 1,92
- Tasso di conversione da preventivi a ordini: 20%
- Carrello medio: 3.500 €
- Margine lordo (contributo): 55%
- 2 ore di tempo risparmiate ogni settimana da ciascun addetto alle vendite / responsabile commerciale / operatore di prestampa / progettista / responsabile di produzione
- Numero di membri del team: 11
- Costo orario: 38 € all'ora
- Numero di settimane lavorative all'anno: 46
- Tempo risparmiato tradotto in numero stimato di nuovi preventivi che possono essere gestiti (aumento della capacità): 10%
📈 Calcolo:
- Risparmio di tempo: 2 × 11 × 38 × 46 = 38.500 $
- Margine aggiuntivo: ((15 000/1,92) × 20 % × 10 %) × 3 500 × 55 % = 300 800 $
💰 Totale modulo Gestione progetti: 339.300 € di guadagni annualizzati