Come calcolare il ritorno sull'investimento del modulo CRM di HIPE
Perché dovreste implementare il modulo HIPE CRM?
HIPE vi aiuta a centralizzare i dati dei vostri clienti per proteggere la vostra cronologia, ottenere una visione a 360° delle prestazioni dei clienti e misurare i livelli di progresso.
Grazie a una visione d'insieme, la nostra soluzione vi consente di elaborare in modo efficiente le previsioni di vendita e di segmentare meglio la vostra clientela, individuando, monitorando e valorizzando le vostre opportunità, in modo da poterle trasformare più facilmente e rapidamente.
Qual è lo scopo dei calcoli del ROI?
Nel mondo dei software CRM, le promesse di ROI sono spesso spettacolari: «tasso di conversione del +300%» (Forbes), «ROI 42:1» (Nucleus Research), «pipeline triplicata» (SuperAGI). Queste cifre sono ampiamente diffuse in white paper, presentazioni commerciali e studi di analisti. Tuttavia, quando si esamina la letteratura accademica in materia di management, sistemi informativi o marketing B2B, il discorso è nettamente diverso: più sfumato, ma anche più solido. I ricercatori non considerano il CRM come una bacchetta magica, ma come un sistema organizzativo e informativo il cui impatto dipende fortemente dal contesto in cui viene implementato.
Noi di Packitoo abbiamo fatto una scelta chiara: abbiamo sviluppato una metodologia per calcolare il ROI del CRM in linea con quanto affermato dal mondo accademico, pur rimanendo facilmente applicabile per i produttori.
Quali sono i miglioramenti più comuni?
- Miglioramento della qualità delle informazioni sui clienti: centralizzazione, affidabilità dei dati, tracciabilità delle interazioni
- Migliore coordinamento tra i team dei diversi reparti: allineamento tra vendite, amministrazione vendite/servizio clienti, preventivi/metodi, ufficio tecnico, prestampa e produzione
- Maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei clienti: miglioramento del monitoraggio commerciale, consolidamento del rapporto, coerenza degli impegni
Tuttavia, in un contesto industriale (produzione su misura), i vantaggi derivano dall’affidabilità del flusso di lavoro e delle previsioni, dalla priorità data alle opportunità ad alto valore aggiunto, dal miglioramento del monitoraggio dei clienti strategici, nonché dal miglioramento della gestione dei contratti, dei servizi offerti e della gestione dei reclami. Purtroppo, questi vantaggi non si traducono sempre immediatamente in cifre spettacolari, ma garantiscono i margini, riducono i rischi commerciali e migliorano le relazioni a lungo termine.
Ad esempio, in un recente caso di studio, è stata riscontrata una correlazione positiva tra l’utilizzo del CRM e il miglioramento delle vendite, della redditività e della fidelizzazione dei clienti. I benefici osservati sono mediati da fattori chiave quali la chiarezza della strategia CRM, l’effettiva adozione da parte dei team, l’integrazione della qualità dei dati con i processi industriali e altri sistemi (ERP, CPQ, MES).
L'approccio Packitoo
Noi di Packitoo basiamo il nostro approccio al ritorno sull'investimento su due fattori principali:
1️⃣ Tempo risparmiato
- Meno inserimento dati
- Meno tempo dedicato alla ricerca di informazioni
- Migliore preparazione per gli appuntamenti e i preventivi
- Valutazione diretta sulla base del costo orario dei team di vendita e di prevendita.
L'effetto sul tasso di conversione
- Migliore monitoraggio delle opportunità
- Priorità nella pipeline
- Meno perdite dovute a dimenticanze o incongruenze
- Applicazione di un fattore di conversione al volume dei preventivi, all'importo medio degli ordini e al margine.
Piuttosto che imporre un unico dato, raccomandiamo, come fanno implicitamente i ricercatori, un approccio basato su scenari:
- Scenario prudente: aumento del tasso di conversione compreso tra +0,5 e +1 punto
- Scenario intermedio: aumento del tasso di conversione da +2 a +3 punti
- Obiettivo ambizioso: aumento del tasso di conversione di almeno 5 punti percentuali
(fenomeno che si osserva generalmente in organizzazioni inizialmente poco strutturate)
Queste ipotesi vengono spiegate, discusse e contestualizzate, senza mai essere presentate come medie universali.
Dati da inserire per il calcolo del CRM, HIPE e ROI:
In un contesto industriale caratterizzato dalla produzione su misura e su ordinazione (make-to-order), gli indicatori di prestazione più comunemente utilizzati per misurare l'impatto di un CPQ rispetto ai processi manuali (Excel, preventivi tramite ERP, preventivi in formato Word/PDF, approvazioni via e-mail, ecc.) sono:
- Il tempo medio necessario per emettere un preventivo (a seguito di una richiesta del cliente)
- Il tasso di errore nei preventivi (configurazione / fattibilità / prezzo)
- La percentuale di richieste di modifica o revisione dei preventivi
- Il tasso di conversione da preventivo a ordine
- Il tempo dedicato alla progettazione preliminare o alla progettazione (ufficio tecnico, prestampa)
- Margine lordo medio per ordine e variazione del margine
- Il tempo totale che intercorre tra la richiesta del cliente e il pagamento
- La percentuale di consegne effettuate nei tempi previsti dal cliente quando il CPQ è integrato nel sistema ERP di produzione
- Il livello di soddisfazione dei clienti (NPS o punteggio di soddisfazione dopo il preventivo/l'ordine)
Dati da inserire per il calcolo del CRM, HIPE e ROI:
Azienda A
Azienda di medie dimensioni operante nel settore dell'imballaggio in cartone ondulato, con sede nei pressi di Bordeaux (Francia). Fatturato previsto di circa 10 milioni di euro. Genera in media 15.000 preventivi all'anno grazie al proprio team commerciale e partecipa regolarmente alle principali fiere del settore dell'imballaggio.
- Numero di preventivi all'anno
- Numero medio di righe di preventivo per offerta commerciale (per determinare il numero di preventivi/offerte commerciali inviati ai clienti)
- Valore medio del carrello per ordine
- Margine lordo (contributo)
- Tempo impiegato da un addetto alle vendite/amministratore commerciale per preparare un preventivo
- Numero di settimane lavorate all'anno
- Costo orario medio di un addetto alle vendite/amministratore delle vendite
- Numero di addetti alle vendite/amministratori delle vendite
- Aumento stimato del tasso di conversione, grazie a risposte più rapide e meglio monitorate
Formule dettagliate per il calcolo del ROI:
1️⃣ Risparmio di tempo nella gestione delle vendite e nel monitoraggio delle vendite
Risparmio di tempo = Tempo risparmiato settimanalmente per addetto alle vendite/amministratore delle vendite × Costo orario medio × Numero di settimane lavorate all'anno × Numero di addetti alle vendite/amministratori delle vendite
2️⃣ Entrate aggiuntive grazie a un tasso di conversione più elevato
Utile derivante dall'aumento del tasso di conversione = Numero di preventivi all'anno × Utile stimato sulla conversione × Valore medio dello scontrino × Margine (contributo)
Dati dell'azienda A:
- 15.000 preventivi all'anno
- Numero medio di righe per preventivo (offerta di vendita): 1,92
- Carrello medio: 3.500 €
- Margine lordo (contributo): 55%
- 2 ore di tempo risparmiate ogni settimana da ciascun addetto alle vendite o responsabile commerciale
- Numero di settimane lavorative all'anno: 46
- Costo orario: 38 € all'ora
- Numero di addetti alle vendite/amministratori delle vendite: 8
- Aumento stimato del rendimento: +1 punto
📈 Calcoli:
- Risparmio: 2 × 8 × 38 × 46 = 28 000 €
- Utile derivante dal miglioramento del tasso di trasformazione: ((15 000/1,92) × 1 %) × 3 500 × 55 % = 150 400 €
💰 Totale modulo CRM: 178.400 € di guadagni annualizzati