Cómo calcular el ROI en la gestión de proyectos HIPE
¿Por qué debería implementar el módulo de gestión de proyectos HIPE?
En muchas organizaciones industriales, la gestión de proyectos sigue basándose en una combinación poco fiable de correos electrónicos, archivos compartidos, herramientas dispares y recordatorios manuales.
El resultado: pérdida de información, retrasos, trabajo repetido, tensiones internas y clientes insatisfechos.
Las promesas que hacen los programas de gestión de proyectos suelen cuantificarse de la siguiente manera: «reducción del 55 % en el tiempo de elaboración del pliego de condiciones», «reducción del 25 % en la duración del proyecto», «aumento del 45 % en la capacidad del equipo». – Fuente de uno de nuestros socios: https://site.esko.com/en/lp/webcenter
Las investigaciones confirman ampliamente que los sistemas de información para la gestión de proyectos tienen un impacto positivo y significativo en la planificación y organización de las tareas, el seguimiento del avance y el control de los proyectos, la coordinación entre las partes implicadas —comerciales, administradores de ventas, ingenieros/diseñadores de la oficina de estudios, responsables de producción, operadores de preimpresión— y, por último, en la calidad y la rapidez de las decisiones. Por supuesto, estos efectos se traducen en un mejor rendimiento en cuanto al cumplimiento de los plazos, del presupuesto y de los pliegos de condiciones establecidos.
¿Cuáles son las mejoras habituales?
En pocas palabras, una herramienta de gestión de proyectos permite centralizar los documentos, mantener un historial claro de las decisiones y compartir la información sobre el estado del proyecto. Esto reduce considerablemente el tiempo dedicado a buscar, reconstruir o aclarar información.
Por ejemplo, estructurar los flujos de trabajo —estados, seguimientos automáticos y responsabilidades claras— reduce los tiempos de espera, limita los bucles de validación innecesarios y mejora la capacidad de respuesta general. Además, los estudios sobre la gestión del cambio muestran que la complejidad organizativa es una de las principales causas de los plazos de ejecución más largos, mucho más que la propia complejidad técnica.
Según el estudio realizado por Louis Raymond y François Bergeron entre más de 100 empresas de tamaño pequeño y mediano, los beneficios a largo plazo —como una mejor colaboración entre equipos, una reducción de las tensiones internas, menos errores con los clientes y una mayor credibilidad ante estos— constituyen una fuente de valor muy subestimada. Se trata de factores difíciles de cuantificar con precisión, pero que son esenciales para el rendimiento empresarial.
El enfoque de Packitoo
Con HIPE, el objetivo no es mostrar una cifra espectacular, sino medir la productividad recuperada. Existen dos factores principales para el cálculo:
Tiempo ahorrado en tareas de escaso valor
- Búsqueda de documentos
- Revisión y aclaración de la información que falta
- Seguimientos manuales
- Revisión relacionada con versiones obsoletas
- Se valora a través de:
- El tiempo ahorrado por proyecto
- El coste por hora de los equipos: comerciales, responsables comerciales, diseñadores de la oficina de diseño, responsables de producción y diseñadores gráficos de preimpresión
Reducción de los tiempos de diseño y producción
- Menos conversaciones innecesarias
- Mayor visibilidad de los estados
- Decisiones más rápidas
- Efectos indirectos pero críticos:
- Mayor satisfacción del cliente
- Reducción del estrés laboral, retención del personal
- Capacidad para asumir más proyectos sin necesidad de contratar personal
Utiliza las cifras como puntos de partida, no como dogmas
El equipo de Packitoo recomienda un enfoque basado en escenarios, inspirado en los resultados observados en la práctica, pero validado mediante mediciones reales.
Ejemplos de situaciones
- Escenario conservador: ahorro de tiempo del 10 % al 15 % en las tareas administrativas y de coordinación.
- Escenario medio: Aumento del 20 % al 30 % cuando los procesos están parcialmente estructurados, pero siguen siendo muy manuales.
- Un escenario ambicioso: mejoras del 35 % o más en organizaciones que inicialmente estaban muy desorganizadas o que combinan varias herramientas de bajo rendimiento.
Estas hipótesis no se presentan como promedios académicos, sino como puntos de partida para un cálculo contextualizado del ROI.
Datos que se deben introducir para calcular el ROI de la gestión de proyectos con HIPE:
Empresa A
Empresa de tamaño medio del sector del embalaje de cartón ondulado, situada cerca de Burdeos (Francia). Facturación prevista de unos 10 millones de euros. Su equipo comercial genera habitualmente 15 000 presupuestos al año y participa regularmente en las principales ferias del sector del embalaje.
- Número de presupuestos al año
- Número medio de líneas de presupuesto por oferta comercial (para determinar el número de presupuestos u ofertas comerciales enviados a los clientes)
- Índice de conversión de presupuestos a pedidos
- Importe medio del carrito por pedido
- Margen bruto (contribución)
- Tiempo ahorrado semanalmente por comercial, administrador de ventas, diseñador de la oficina de proyectos, responsable de producción y operador de preimpresión
- Número de semanas trabajadas al año
- Coste medio por hora de un comercial, responsable de ventas, diseñador de la oficina de proyectos, responsable de producción y operador de preimpresión
- Comercial, gestor de ventas, diseñador técnico, responsable de producción, operador de preimpresión
- Tiempo que ahorran los equipos gracias a una colaboración más eficaz
Datos que hay que introducir para el cálculo del CRM, HIPE y ROI:
Empresa A
Empresa de tamaño medio del sector del embalaje de cartón ondulado, situada cerca de Burdeos (Francia). Facturación prevista de unos 10 millones de euros. Su equipo comercial genera habitualmente 15 000 presupuestos al año y participa regularmente en las principales ferias del sector del embalaje.
- Número de presupuestos al año
- Número medio de líneas de presupuesto por oferta comercial (para determinar el número de presupuestos u ofertas comerciales enviados a los clientes)
- Importe medio del carrito por pedido
- Margen bruto (contribución)
- Tiempo que dedica un comercial o un responsable de ventas a preparar un presupuesto
- Número de semanas trabajadas al año
- Coste medio por hora de un comercial o responsable de ventas
- Número de comerciales/administradores de ventas
- Aumento estimado de la tasa de conversión, gracias a respuestas más rápidas y con un mejor seguimiento
Fórmulas detalladas para calcular el ROI del PM HIPE: :
Tiempo ahorrado en tareas de escaso valor añadido
Ahorro de tiempo = Tiempo semanal ahorrado por cada miembro del equipo × Número de miembros × Coste medio por hora × Número de semanas trabajadas al año
Repercusiones de la capacidad de asumir más proyectos sin contratar personal
Impacto en el margen derivado de la capacidad adicional = Número de presupuestos × Tasa de conversión de presupuesto a pedido × Margen bruto × Importe medio de la compra × Tiempo ahorrado por los equipos (es decir, carga de trabajo adicional disponible)
Datos de la empresa A:
- 15 000 líneas de presupuesto al año
- Número medio de líneas por presupuesto (oferta comercial): 1,92
- Índice de conversión de presupuestos en pedidos: 20 %
- Importe medio de la cesta: 3 500 €
- Margen bruto (contribución): 55 %
- 2 horas de tiempo ahorradas por comercial, administrador de ventas, operador de preimpresión, diseñador de oficina técnica y responsable de producción a la semana
- Número de miembros del equipo: 11
- Tarifa por hora: 38 €/hora
- Número de semanas trabajadas al año: 46
- Tiempo ahorrado traducido en el número estimado de nuevos presupuestos que se pueden tramitar (aumento de la capacidad): 10 %
📈 Cálculo:
- Tiempo ahorrado: 2 × 11 × 38 × 46 = 38 500 $
- Margen adicional: ((15 000/1,92) × 20 % × 10 %) × 3 500 × 55 % = 300 800 $
💰 Total del módulo de Gestión de proyectos: 339 300 € en ganancias anualizadas