Cómo calcular el ROI con el módulo CPQ (Configure Price Quote) de HIPE
Este artículo forma parte de nuestra nueva serie de entradas de blog «Cómo hacerlo», destinada a mostrar a los fabricantes de envases cómo obtener un retorno de la inversión con HIPE. Nuestra primera entrada comienza con la implementación del módulo CPQ.
¿Por qué calcular el ROI de tu inversión en HIPE?
En Packitoo, cuando iniciamos un proyecto con un cliente y analizamos un proceso empresarial, lo primero que hacemos es observar cómo su empresa dedica tiempo, energía y recursos a tareas que podrían automatizarse, centralizarse, hacerse más fiables o mejorarse. Esto significa que desde el principio se pierde un valor importante, y que hay que identificarlo y cuantificarlo.
HIPE le ayuda a optimizar sus procesos de configuración de productos, fijación de precios y generación de presupuestos (CPQ), y convierte ese ahorro de tiempo y esa mejora en el rendimiento en beneficios tangibles.
HIPE se compone de tres módulos principales: CPQ, CRM y Gestión de proyectos, todos ellos alimentados, en última instancia, por agentes de IA. Nuestro método de cálculo del ROI se adapta a cada proceso para que puedas evaluar la rentabilidad por módulo y, posteriormente, realizar una evaluación global si decides implementar la solución completa.
- implementar únicamente el módulo CPQ,
- o solo los módulos de CRM y gestión de proyectos.
Este enfoque flexible te permite:
- Calcula el ROI de tu proyecto con HIPE
- evaluar la rentabilidad de sus próximas inversiones
- identificar los indicadores clave de rendimiento que deben supervisarse tras la implementación junto con sus equipos de ventas, gestión de pedidos, oficina de proyectos, preimpresión y producción
Implementación del módulo CPQ
- ahorrar tiempo
- enviar presupuestos más rápidamente
- automatizar los recordatorios
- recibir una respuesta clara en caso de denegación
- mejorar la precisión y la pertinencia de los presupuestos en función del historial y el perfil del cliente
¿Cuál es el objetivo del cálculo?
- el tiempo que se ahorra en la elaboración de presupuestos
- las ventas adicionales derivadas de una mayor tasa de conversión
- la reducción de las pérdidas de margen debidas a errores en los presupuestos
¿Qué dicen los datos?
En un contexto industrial de fabricación a medida y bajo pedido (make-to-order), los indicadores de rendimiento más utilizados para medir el impacto de un CPQ en comparación con los procesos manuales (Excel, presupuestos a través del ERP, presupuestos en Word/PDF, validaciones por correo electrónico, etc.) son:
- El tiempo medio para emitir un presupuesto (a partir de una solicitud del cliente)
- El índice de errores en los presupuestos (configuración / viabilidad / precio)
- El porcentaje de solicitudes de modificación o revisión de presupuestos
- La tasa de conversión de presupuestos a pedidos
- El tiempo de diseño previo a la venta o de concepción (oficina de proyectos, preimpresión)
- El margen bruto medio por pedido y la variación del margen
- El plazo total desde la solicitud del cliente hasta el cobro (desde la solicitud del cliente hasta el pago)
- Porcentaje de entregas realizadas dentro de los plazos establecidos por el cliente cuando el CPQ está integrado en el ERP de producción
- El nivel de satisfacción del cliente (NPS o puntuación de satisfacción tras el presupuesto o el pedido)
¿Cuáles son las mejoras habituales?
Los beneficios concretos dependen del sector y del nivel de madurez inicial del proceso, pero en los estudios de casos industriales suelen aparecer los siguientes órdenes de magnitud.
- Reducción del tiempo de elaboración de presupuestos
- El tiempo puede variar desde varios días hasta unas pocas horas, o incluso unos minutos en el caso de las configuraciones estandarizadas.
- Mejora habitual: reducción del 30 % al 80 % en el tiempo de elaboración de presupuestos en un entorno de fabricación bajo pedido (como el sector del embalaje de cartón), gracias a la automatización de las reglas de configuración y fijación de precios.
- Reducción de los errores en los presupuestos
- Las reglas integradas en el configurador reducen considerablemente los errores de configuración y de precios.
- Reducciones observadas: entre un 50 % y un 90 % menos de errores, lo que se traduce en menos litigios, menos ajustes en la producción y menos descuentos comerciales correctivos.
- Productividad comercial e ingeniería de preventa
- Los equipos comerciales y técnicos dedican menos tiempo a recalcular los precios o a comprobar la viabilidad.
- Ahorros habituales: entre un 20 % y un 40 % de tiempo ahorrado para los comerciales y entre un 20 % y un 30 % para los ingenieros de preventa y de proyectos
- Tasa de conversión y volumen de negocio
- Una mayor capacidad de respuesta —con presupuestos más rápidos y fiables— mejora la aceptación de las ofertas.
- Varias opiniones de usuarios señalan un aumento del 5 al 15 % en la tasa de conversión de presupuestos a pedidos tras la implementación de un CPQ integrado en el CRM.
- Control de márgenes
- La fijación de precios guiada (normas de descuentos, rangos de precios, alertas de margen) reduce las pérdidas de margen durante las negociaciones.
- Mejoras observadas con frecuencia: un aumento de entre 1 y 3 puntos en el margen bruto medio, y una reducción de la variación de los márgenes entre los comerciales.
- Rendimiento industrial en las fases posteriores
- Menos errores de configuración en las fases iniciales se traduce en: menos defectos de calidad, menos correcciones en producción, una mayor eficiencia general y un mejor cumplimiento de los plazos.
- Los estudios sobre la digitalización industrial muestran que la digitalización de los procesos (entre ellos el CPQ) puede contribuir a una mejora global de entre el 20 % y el 30 % de la eficiencia operativa, gracias a la reducción de las pérdidas de tiempo de los equipos y a la agilización de los flujos de información.
Datos que se deben introducir para el cálculo del ROI de HIPE — módulo CPQ
Empresa A
Empresa de tamaño medio del sector del embalaje de cartón ondulado, situada cerca de Burdeos (Francia). Facturación prevista de unos 10 millones de euros. Su equipo comercial genera habitualmente 15 000 presupuestos al año y participa regularmente en las principales ferias del sector del embalaje.
Datos de entrada:
- Volumen de negocio anual
- Número de presupuestos al año
- Número medio de líneas de presupuesto por oferta comercial (para determinar el número de presupuestos u ofertas comerciales enviados a los clientes)
- Índice de conversión de presupuestos a pedidos
- Importe medio del carrito por pedido
- Margen bruto (contribución)
- Tiempo que dedica un comercial o un responsable de ventas a preparar un presupuesto
- Tiempo que dedica un presupuestista o diseñador de una oficina de proyectos a elaborar un presupuesto
- Coste medio por hora de un comercial / presupuestista / diseñador de una oficina de proyectos
- Porcentaje de presupuestos que pueden automatizarse por completo
- % de presupuestos que contienen un error
- Aumento estimado de la tasa de conversión gracias a una respuesta más rápida y mejor gestionada
- Índice de impacto de un error en los presupuestos, expresado como porcentaje de la facturación
Fórmulas detalladas para calcular el ROI:
1️⃣ Tiempo ahorrado en la preparación de presupuestos
Tiempo ahorrado = ((Tiempo dedicado por el comercial + Tiempo dedicado por el preparador de presupuestos/diseñador de la oficina de proyectos) convertido en horas trabajadas) × Coste medio por hora × Número de presupuestos al año × % de presupuestos automatizados
2️⃣ Margen adicional gracias al aumento de la tasa de conversión
Aumento del margen relacionado con la tasa de conversión = Número de presupuestos al año × Aumento estimado de la tasa de conversión gracias a HIPE × Carrito medio × Margen bruto
3️⃣ Margen adicional gracias a un mejor control (fijación de precios guiada)
Aumento del margen derivado de la fijación de precios orientada = Aumento del margen bruto (punto(s) adicional(es)) × Facturación anual
4️⃣ Pérdidas evitadas gracias a la reducción de errores
Beneficios derivados de la reducción de errores = Número de presupuestos al año × % de presupuestos con errores × Tasa de conversión de presupuesto a pedido × Carrito medio × Margen × Índice de impacto de un error
Datos de la empresa A:
- Volumen de negocio anual: 10 000 000 €
- 15 000 líneas de presupuesto al año
- Número medio de líneas de presupuesto por oferta (presupuesto comercial): 1,92
- Índice de conversión de presupuestos a pedidos: 20 %
- Importe medio del pedido: 3 500 €
- Margen bruto (contribución): 55 %
- 20 minutos dedicados por el comercial a preparar un presupuesto (reunión con el cliente, consultas internas, elaboración de la oferta, seguimiento)
- 20 minutos dedicados por la oficina de proyectos/el presupuestista a preparar un presupuesto (cálculos, planos CAD, métodos, consultas internas)
- Coste medio por hora: 38 €/hora
- El 50 % de los presupuestos se pueden automatizar (productos configurables del tipo FEFCO, ECMA, elementos con múltiples configuraciones, etc.)
- El 5 % de los presupuestos contiene un error
- Aumento estimado en la tasa de conversión: +1 % — ejemplo: del 30 % al 31 %
- Índice de impacto de un error (% de la facturación afectada): 10 %
📈 Cálculos:
- Tiempo ahorrado: ((20 + 20) / 60) × 38 × (15 000 / 1,92) × 50 % = 99 000 €
- Aumento del margen gracias al incremento de la tasa de transformación: (15 000 / 1,92 × 1 %) × 3 500 × 55 % = 150 400 €
- Aumento del margen gracias a la fijación de precios guiada: 10 000 000 × 1 % = 100 000 €
- Pérdidas evitadas: (15 000 / 1,92) × 30 % × 5 % × 3 500 × 10 % = 41 000 €
💰 Total del módulo CPQ: 390 400 € en ganancias anualizadas